Lettre recommandée électronique

La lettre recommandée électronique (LRE) au 1er janvier 2019

A compter du 1er janvier 2019, la lettre recommandée électronique (LRE) sera équivalente à la lettre recommandée classique.

Cas de recours actuel à la LRE

  • Envoi du contrat de travail ou de la promesse d’embauche.
  • Tout ce qui a trait à l’exécution du contrat de travail, à savoir la remise de diverses attestations, les demandes relatives à la prévoyance ou à l’épargne salariale, la notification de sanctions disciplinaires (avertissement, mise à pied, mise en demeure de justifier d’une absence) et les propositions de modification du contrat de travail.

Conditions d’application actuelles de la LRE

Aujourd’hui, pour être juridiquement valable, l’envoi en recommandé électronique doit répondre à certaines conditions :

  • le tiers chargé de l’acheminement de la lettre (le distributeur) doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur ;
  • si le destinataire n’est pas un professionnel (ce qui est le cas d’un salarié), son accord préalable doit être obtenu par l’expéditeur ;
  • les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables.

Remarque : le distributeur doit conserver ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique pendant un an et l’expéditeur peut y avoir accès pendant cette même période.

Avant l’envoi, le distributeur informe le destinataire, par courrier électronique, qu’une LRE va lui être envoyée. Il lui précise qu’il peut accepter ou refuser cette lettre, dans un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi de cette information.

Le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur.

  • Si le destinataire accepte la LRE, l’opérateur l’envoie à l’adresse électronique transmise par l’expéditeur.
  • S’il refuse, l’opérateur en avise l’expéditeur.

Assouplissement des Conditions d’application à compter du 1er janvier 2019

A compter du 1er janvier 2019, les procédés de notification de la LRE seront simplifiés et offriront des garanties supplémentaires pour l’expéditeur :

  • l’expéditeur n’aura plus à obtenir l’accord préalable du destinataire non professionnel
  • il n’aura plus besoin d’opter pour l’avis de réception pour être informé de la date et de l’heure de l’envoi électronique et obtiendra, en toutes circonstances, la preuve du refus (date et heure du refus) ou de la non-réclamation de la LRE par le destinataire.

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